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  • El Consejo de Estado en sentencia de 7 de abril de 2016 Expediente No. Interno 20661 M.P. Carmen Teresa Ortiz hace referencia al tema de los requisitos para que los pagos que se realizan a los miembros de la junta directiva se reconozcan como costo o gasto deducible.
  • 1o El objeto de controversia: Señalan las Oficinas de Impuestos (DIAN) de los documentos incorporados al proceso en el informe final de la visita, la funcionaria anotó que los pagos realizados a miembros de la Junta Directiva no están soportados en las facturas sino en cuentas de cobro, y que esos sujetos, al sobrepasar los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado para el año gravable Xxxx, estaban en la obligación de expedirla. Que, por lo mismo, las cuentas de cobro no son documentos válidos como soporte contable y mucho menos como soporte fiscal, razón por la cual se procedió al rechazo de las deducciones y aplicarse sanción por inexactitud.

2o En la sentencia se cita, en primer lugar, el artículo 771-2 que contiene las exigencias requeridas para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables. En este sentido la norma dijo que el documento idóneo para el efecto es la factura o el documento equivalente y dijo que requisitos debían cumplir en cada caso, tanto en la factura como el documento equivalente; además señaló que cuando no exista la obligación de expedir ninguno de los dos, " el documento que pruebe la respectiva transacción, que da lugar a costos deducciones e impuestos descontables, deberá cumplir con los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.". La Corte Constitucional en sentencia C-733 del 23 de septiembre de 2003, reiteró que la consecuencia del incumplimiento del deber formal de exigir factura o documento equivalente por las operaciones que constituyan costo o gasto, es el desconocimiento de los mismos". En este sentido el artículo 618 del E.T. obliga a los adquirentes de bienes y servicios a: ".... exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan."

3o A continuación la sentencia hace referencia al Decreto Reglamentario 1001 de 1997 (reglamentario del artículo 616-1 del E.T.) el cual en su artículo 11 dijo: " Pagos a miembros de Junta Directiva. En el pago de honorarios a miembros de las Juntas Directivas, constituye documento equivalente a la factura el expedido por quien efectúa el pago. Este documento deberá contener los siguientes requisitos:

  • Razón social y Nit de quien hace el pago
  • Apellido, nombre e identificación de la persona a quien se hace el pago
  • Fecha

Estos son los requisitos que debe cumplir el documento equivalente que sirve de soporte al pago de los honorarios a miembros de las Juntas Directivas.

4o Decisión adoptada.- Concluye el Consejo de Estado en la sentencia analizada: " En este orden de ideas, en el caso de los pagos a miembros de juntas directivas el documento soporte para la procedencia de los costos y deducciones en el impuesto de renta , es el documento equivalente que, con el lleno de los requisitos exigidos por el artículo 771-2 del E.T. , expida el sujeto que realiza el pago."; adelante se dijo: " Por los mismo en este caso es irrelevante si los miembros de la junta directiva de la entidad demandada, estaban o no obligados a expedir factura por los pagos recibidos, porque los deberes formales de expedir documentos equivalentes, con el lleno de los requisitos exigidos por la normativa aplicable y de presentarlos como soporte de costos y deducciones registradas en su declaración de tributaria, recaía ,única y exclusivamente, en la misma sociedad contribuyente que realizó los pagos en discusión."